Tärkeää asiaa arkistoinnista ja tietoa siihen liittyvästä koulutuksesta. Tämä koskee myös seuroja ja niiden sähköisiä aineistoja.
------------------------------
SUOMEN URHEILUARKISTO TIEDOTTAA
Koulutusta sähköpostiviestien ja www-sivujen arkistointiin
Paljon arvokasta aineistoa katoaa, kun poistamme tietokoneeltamme enempää ajattelematta tärkeitäkin sähköpostiviestejä. Päivitämme www-sivujamme huolehtimatta siitä, että vanhojen sivujen tieto kuten lajiliittojen tiedotteet ja sähköisessä muodossa olevat lehdet jäisivät talteen.
Sähköisen aineiston arkistointi on monessa urheilujärjestössä jätetty tietojen säilyvyyden kannalta harkitsematta. Tietokoneet ja erilaiset levykkeet eivät sovellu pysyvään säilyttämiseen. Pysyvästi säilytettävistä sähköpostiviesteistä ja www-sivuista on otettava paperitulosteet. Samaten pöytäkirjoja, toimintakertomuksia ja muuta pysyvästi säilytettävää aineistoa ei saa jättää sähköiseen muotoon vaan nekin täytyy tulostaa paperille.
Järjestöjen keskeisimpiä aineistoja, jotka täydentävät pöytäkirjojen ja toimintakertomusten tietoja, on www-sivuilla paljon. Suomen Urheiluarkistossa lajiliittojen vanhasta aineistosta merkittävä osa on juuri kirjeenvaihtoa, mikä nykypäivänä tapahtuu lähestulkoon pääosin sähköposteilla. Lajiliitoilla on korkea aika nykyaikaistaa toimintojaan koskien sähköistä aineiston hallintaa.
Koska Suomen Urheiluarkisto ei ole lähiaikoina järjestämässä sähköisiin asiakirjoihin liittyvää koulutusta, suosittelemme osallistumista Kansallisarkiston sähköisen asianhallinnan peruskurssille. Kurssilla käsitellään sähköisen aineiston arkistointia. Koko laajaa sähköistä aineistoa ei tarvitse säilyttää. Kurssilla annetaan tietoa niistä kriteereistä, joilla aineistoa säilytetään ja hävitetään.
Kurssi järjestetään 9. toukokuuta klo 12-16 Kansallisarkiston toimipisteessä Siltavuorenranta 16. Kohderyhmänä ovat nimenomaan järjestöt. Lisätietoa saa
www.narc.fi./Arkistolaitos/koulutus. Ilmoittautumiset Kansallisarkistoon 26. huhtikuuta mennessä. Välitä tietoa järjestössäsi eteenpäin ja lajisi seuroille.
Yhteistyöterveisin
Suomen Urheiluarkisto
Arkistonhoitaja Heli Yrjänäinen
Tutkija Ossi Viita
Olympiastadion
00250 HELSINKI
puh. (09) 434 22 540
fax. (09) 434 22 550
heli.yrjanainen@stadion.f
ossi.viita@stadion.fi
www.urheiluarkisto.fi
Kirjaudu sisään
Rekisteröidy
UKK
Etsi
